BEWONERSCOMMISSIE

“Holle Kamp”

Opgericht 29 april 2004

 “HUISHOUDELIJK REGLEMENT”

Bewonerscommissie “Holle Kamp”

ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 1

1. Het rooster van aftreden der bestuursleden wordt opgemaakt door het Dagelijks Bestuur;
2. De voorzitter, secretaris en penningmeester zullen niet in een zelfde jaar voor aftreden worden voorgedragen;
3. Bij een tussentijds aftreden, neemt het nieuw benoemde bestuurslid de plaats van de aftredende in op het rooster, doch niet zijn functie;
4. Tenminste éénmaal per jaar wordt een evaluatie gehouden;
5. Tenminste éénmaal per jaar wordt een Huishoudelijk Reglement evaluatie gehouden;
6. De commissie tracht een maximum aantal leden van 7 te handhaven;
7. Proeftijd voor nieuwe leden is 3 maanden, daarna gaat de officiële periode van start;
8. Een bestuurder mag niet deelnemen aan het Buurtpreventieproject en mag geen deel uitmaken van het bestuur van de Huurdersvereniging;

DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 2

1. Het Dagelijks Bestuur heeft de bevoegdheid om buiten de vergaderingen om besluiten te nemen, die vervolgens bij de eerst volgende vergadering verantwoord dienen te worden;
2. Het Dagelijks Bestuur kan in spoedeisende gevallen treden in de competentie van het Algemeen bestuur;
3. Het legt in dit geval in de eerstvolgende Algemeen Bestuursvergadering verantwoording af van het door haar gevoerde beleid;
4. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris en de penningmeester;
5. In de vergadering van het Dagelijks Bestuur dienen besluiten met algemene stemmen te worden genomen;
6. Bij ontbreken van overeenstemming wordt het voorstel in het Algemeen Bestuur aan de orde gesteld;

Artikel 3

Wanneer een Dagelijks Bestuurslid tussentijds ophoudt lid van het Algemeen Bestuur te zijn, eindigt daarmee tevens zijn/haar
lidmaatschap van het Dagelijks Bestuur;

VOORZITTER

Artikel 4

De taak van de voorzitter omvat:

1. Het toezicht houden op de dagelijkse gang van zaken;
2. Het leiden van de vergaderingen van het Algemeen- en Dagelijks Bestuur;
3. Zorgdragen voor het nakomen van de bepalingen van het Huishoudelijk Reglement;
4. Leggen en onderhouden van die contacten – zowel binnen als buiten de stichting- welke dienstig zijn aan de bevordering van het goed functioneren van de Bewonerscommissie;
5. Hij/Zij ondertekent de stukken, die betrekking hebben op bestuurlijk niveau;
6. Alle werkzaamheden welke zijn vastgesteld, alsmede door het Algemeen Bestuur zijn opgedragen c.q. overeengekomen en middels een   besluit zijn vastgelegd;

SECRETARIS

Artikel 5

De taak van de secretaris omvat:

1. Het verzorgen van de notulen van de vergaderingen van het Algemeen- en Dagelijks Bestuur;
2. Het opstellen van de jaarverslagen;
3. Het voeren van de correspondentie van de Bewonerscommissie;
4. Het zorgdragen voor het archief van de Bewonerscommissie, voor zover dit niet betreft de archieven van de commissies;
5. Het bijéén roepen van de vergaderingen en – indien hij opdracht daartoe krijgt – van      werkgroepen of commissies;
6. Hij ondertekent alle stukken die betrekking hebben op het bestuurlijke niveau en parafeert die stukken die betrekking hebben op uitvoeringsniveau van b.v. een projectleider (werkgroep/commissievoorzitter ) namens het bestuur;
7. Alle werkzaamheden welke zijn vastgesteld, alsmede door het Algemeen- en Dagelijks Bestuur zijn opgedragen c.q. overeengekomen  en  middels een besluit zijn vastgesteld;

PENNINGMEESTER

Artikel 6

De taak van de penningmeester omvat:

1. Het geldelijke beheer van de Bewonerscommissie;
2. Het opstellen van de jaarlijkse- en meerjaren begroting;
3. Het opmaken van de exploitatierekening, per kwartaal een financieel overzicht en de balans- en jaarrekening;
4. Het zorgdragen voor een controle door de kascommissie welke is benoemd door het Algemeen Bestuur;
5. Alle werkzaamheden welke zijn vastgesteld, alsmede door het Algemeen Bestuur zijn opgedragen c.q. overeengekomen en middels een besluit zijn vastgesteld;
6. Hij tekent a le financiële transacties tot € 100,- en bij zijn ontstentenis de gemachtigde plv penningmeester;
7. Voor financiële transacties van € 100,- tot € 250,- tekenen de penningmeester en de voorzitter, en bij ontstentenis van één van dezen de gemachtigde plv penningmeester;
8. Voor alle uitgaven boven de € 250,-  behoeft de goedkeuring van het Algemeen Bestuur, met uitzondering op de uitbetalingen van de kwartaal vergoedingen van de toezichthouders en buurtcoördinator;

 VERGADERINGEN

Artikel 7

1. De agenda van de te houden vergadering vermeldt in ieder geval de vaststelling van het verslag van de vorige vergadering, welk verslag tevoren aan de leden van het bestuur wordt toegezonden;
2. Na vaststelling van het verslag door het bestuur ondertekenen de voorzitter en secretaris het verslag;
3. Het Algemeen Bestuur kan aan het Dagelijks Bestuur bevoegdheden delegeren uitgezonderd hiervan zijn :

      A) Het goedkeuren van de begroting.;
      B) Het goedkeuren van de balans- en jaarrekening.

4. De vergaderingen van het Algemeen Bestuur kunnen worden bijgewoond door een externe deskundige, welke dan een adviserende stem heeft;
5. Indien deze adviseur punten behandelt wil zien, dan dienen deze van een toelichting voorzien, minstens twee dagen voor de vergadering bij het secretariaat te worden ingediend. Het secretariaat draagt zorg voor een aanvulling op de agenda;
6. Besluiten en acties die voor de bewoners van belang zijn worden in een nieuwsbrief bekend gemaakt, tenminste 2x per jaar;
7. Verslagen kunnen alleen ter inzage beschikbaar gesteld worden, op aanvraag via het secretariaat en getoond worden voorafgaand aan de eerst volgende vergadering;
8. Dat er tenminste 1x per jaar een algemene vergadering wordt uitgeschreven.

VERGOEDINGEN

Artikel 8

1.      Maximale telefoononkostenvergoeding Secretariaat € 20,00 per maand;

2.      Maximale telefoononkostenvergoeding overige bestuursleden, € 10,00 per maand;

3.      Maximaal 2 cartridge voor Secretariaat p/jaar, bij meerdere moet er toestemming verleend worden door het Algemeen Bestuur.

4.      Bij het beëindigen van het lidmaatschap ontvangt het scheidende lid een cadeaubon t.w.v. € 15,00, dit na beoordeling door het bestuur.

5.      Bij langdurige ziekte, jubilea, verjaardag etc. ontvangt het betreffende lid een kaartje c.q. attentie, dit naar het oordeel van het bestuur.

WERKGROEPEN

Artikel 9

1. Het bestuur heeft de bevoegdheid werkgroepen in te stellen, mits de taak van deze is gericht op het bereiken van de doelstelling van de Bewonerscommissie.
2. In ieder werkgroepje dient minimaal 1 bestuurslid plaats te nemen, die tevens de functie van voorzitter op zich neemt;
3. De taakstelling wordt door het Algemeen Bestuur bepaald/goedgekeurd;
4. De voorzitter van de Werkgroep legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur;
5. Alle financiële handelingen dienen ter goedkeuring voorgelegd te worden bij het Algemeen Bestuur.
6. Sub A: De werkgroep wijst uit hun midden een notulist aan;

  Sub B: Alle in- en uitgaande post verlopen via het secretariaat;
  Sub C: Alle verslagen bij het secretariaat Bewonerscommissie aanbieden;

7. Artikel 9 van het huishoudelijk reglement is alleen van toepassing bij werkgroepen;
8. Het Algemeen Bestuur heeft de bevoegdheid een werkgroep te allen tijde te ontbinden;
9. Bij het ontstaan van een werkgroep bepaald het Algemeen Bestuur of en hoe groot de onkostenvergoeding moet zijn;

SLOTBEPALINGEN

Artikel 10

In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of ingeval enig Artikel voor verschillende uitleg vatbaar is, besluit het Algemeen Bestuur;

Artikel 11

Wijzigingen in dit Huishoudelijk Reglement kunnen alleen aangebracht worden door het Algemeen Bestuur, bij volstrekte meerderheid van stemmen;

Artikel 12

Dit Reglement treedt in werking met ingang van de dag waarop het is goedgekeurd en vastgesteld door het Algemeen Bestuur;

Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 6 september 2005.

Laatstelijk herzien en goedgekeurd door het Algemeen Bestuur op 16 januari 2012.

Voorzitter.                                              Secretaris.                                  Penningmeester.

J.C. van Stempvoort                     W.A. van Kerkvoorden                    N. van Ginkel

Bijlage: A  -    Rooster van aftreden bestuursleden.

Rooster van aftreden bestuursleden van de bewonerscommissie.